Erros no fluxo de caixa podem comprometer seriamente a saúde financeira de sua empresa. Além de ser um instrumento de controle fundamental, é por ele que você, gestor ou dono de um negócio, pode reconhecer a destinação de seus lucros e receitas. Registrar a movimentação de recursos financeiros é também uma das formas mais seguras de saber que ações tomar para melhorar a performance.
Se há algo com que o fluxo de caixa pode ser comparado é com um raio-x, ou seja, ele revela para você o que nem sempre se pode ver no dia a dia. Avance na leitura para saber quais são os equívocos que não podem ser cometidos ao cuidar dessa ferramenta tão importante!
- Não categorizar os custos/despesas
Por mais que o fluxo de caixa consista basicamente em lançar tudo que uma empresa recebe e gasta, é preciso considerar que cada tipo de lançamento deve ser discriminado. Isso porque os custos variam entre fixos e variáveis, ou, em outras palavras, aqueles que não se modificam em função da produção e os que são afetados por suas oscilações.
Portanto, é indispensável categorizar cada um deles, até para saber onde você poderá enxugar seu orçamento no futuro. Um custo fixo, em função do tipo de gasto que deve cobrir, não pode ser reduzido com a mesma facilidade que um custo variável. É o caso, por exemplo, das despesas de contabilidade, aluguel e fixas, independentes do volume de produção ou vendas.
Por outro lado, alguns custos fixos podem ser monitorados e otimizados, dessa forma, sugere-se também a categorização conforme o tipo de custo, a fim de se separar custos que podem ou não sofrer alterações.
Identificar o tipo de custo ou despesa é fundamental, pois dá ao seu negócio a capacidade de se antecipar. Aprenda a identificá-los para não ser vítima das circunstâncias.
- Não atualizar continuamente
A partir do instante em que você se compromete a evitar os erros no fluxo de caixa, estará assumindo a responsabilidade de manter seus registros sempre atuais. Nas empresas comandadas por gestores não profissionais, essa é uma das falhas mais comuns. De maneira equivocada, não são poucos os empresários que deixam para lançar receitas e despesas apenas no final do mês ou a cada duas semanas.
Perceba que, para ser uma ferramenta de gestão efetiva, o controle do fluxo de caixa deve ser feito ao vivo. Isso significa que cada centavo ganho pela sua empresa, assim como todo dinheiro que sai, deve ser identificado e registrado na hora. Assim, você não só ganha capacidade de cobrir possíveis desfalques em tempo hábil, como fica cada vez mais íntimo de suas finanças.
- Misturar finanças pessoais com as da empresa
Outro equívoco que se repete nas empresas cujos líderes são amadores é a não distinção entre as finanças pessoais e as da empresa. Descuido ainda mais comum nos empreendimentos familiares, pode se tornar um grave problema, se não evitado a tempo.
Tal como um vício, a mistura de contas se manifesta, no começo, de forma despretensiosa. Uma retirada no caixa aqui e outra ali, e com o tempo fica cada vez mais difícil resistir à tentação de recorrer ao seu “banco 24 horas particular”. Cuidado!
Empresa saudável financeiramente remunera seus sócios e líderes por meio de pró-labore ou estabelece cotas mensais para retiradas. O que não pode ser feito, jamais, é achar que uma posição de líder o credencia a fazer do caixa uma fonte inesgotável de dinheiro.
- Considerar um dinheiro que ainda não entrou
Você já ouviu falar do problema caixa X competência? Trata-se de não considerar a época em que um dado custo ou receita foi gerado, contabilizando-os de forma errada. É isso que acontece, por exemplo, quando a empresa gasta “por conta”.
Outro erro comum nesse sentido é quando a empresa lança vendas em vez de recebimentos. Esse equívoco acontece em vendas a prazo, em que a organização contabiliza o valor integral, e não cada parcela efetivamente recebida.
Tal como a mistura entre contas pessoais e as do negócio, essa falta de clareza entre os regimes de caixa e de competência pode se tornar uma verdadeira bola de neve. Quanto mais lançamentos você fizer sem considerar a data, mais distorcida será sua contabilidade.
Entenda que, no regime de competência, sua empresa registra toda receita ou despesa na data em que ela ocorre. Já no de caixa, o registro é feito apenas quando o dinheiro de fato entra ou sai. Gastar um valor que você ainda não sabe se vai receber é um erro grave, que pode comprometer suas finanças por muito tempo, por isso, toda atenção é pouca nesse aspecto.
- Não entender o conceito de fluxo de caixa
Manter o controle diário do fluxo de caixa é uma prática que deve ter sua utilidade compreendida em termos reais, não apenas na teoria. Trata-se de uma ferramenta de gestão de ordem prática, por meio da qual os gestores mais bem preparados tomam decisões importantes.
Imagine se sua empresa precisar reduzir algum custo em virtude de uma crise econômica, de que forma você vai fazer isso se não conhece as fontes de suas despesas, nem mesmo as fixas?
Registrar suas movimentações significa muito mais do que pegar na calculadora no começo do mês para saber se tem dinheiro para pagar as contas. Só pelo fluxo de caixa é possível identificar a evolução do seu negócio, traduzida necessariamente nas mudanças dos seus gastos e nas variações na receita.
- Realizar lançamentos fora de padrão
Certamente você já percebeu que o controle financeiro de suas entradas e saídas demanda muita organização. Logo, todo registro feito deverá ser realizado com rigor, em termos de data e hora, para que alcance o seu propósito de servir como instrumento de controle.
Evidentemente, contar com profissionais dedicados é sempre o cenário ideal. Entretanto, a falta de especialistas não é justificativa para que suas anotações sejam caóticas, certo? As planilhas do Excel ou Google são, nesse sentido, uma opção para atender a todos que se disponham a melhorar a organização de suas contas.
De qualquer forma, o mais indicado é recorrer a uma consultoria especializada em custos e controladoria. Dessa forma, você garante não apenas a conformidade dos procedimentos, como otimiza os resultados.
Sua empresa passa a ter acesso a novos pontos de vista, adotando uma postura crítica que será útil para corrigir falhas e desvios. Assim são evitados os erros no fluxo de caixa, enquanto pavimenta-se a estrada rumo a uma performance melhor.
Sente que é esse o apoio de que seu negócio precisa para prosperar? Não perca tempo, faça contato agora mesmo!
