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Gestão de custos para PME’s: O Guia Completo!

Planejar e executar o gerenciamento de uma empresa não é uma tarefa simples. A rotina diária do gestor inclui desafios que envolvem os setores de vendas, logística, planejamento, tributação e finanças.

Nesse contexto, o ponto crucial que correlaciona e garante o bom funcionamento da organização empresária é o controle do fluxo econômico e financeiro. Dessa maneira, realizar um gerenciamento eficiente e seguro está diretamente atrelado a uma boa gestão dos custos do negócio.

Embora a expressão possa parecer demasiadamente técnica, a sua função é relativamente simples, e, na prática, ela pode garantir o sucesso de uma estratégia empresarial.

O grande problema que envolve a gestão de custos é que na maioria dos casos ela não é feita da forma correta, o que acaba refletindo nos resultados, que em muitos casos não são bem-sucedidos. Isso sem citar as situações em que os empresários sequer fazem esse tipo de gestão, desconhecendo o risco ao qual estão submetendo os seus negócios.

Neste guia, você terá acesso a um panorama completo sobre a gestão de custos. Além de entender os principais conceitos, vai conhecer informações sobre sistemas de custeio, terminologia, gestão estratégica de custos e dicas práticas que vão ajudá-lo no planejamento do seu negócio. Acompanhe!

Gestão de custos: conheça os principais conceitos

A gestão de custos é uma metodologia que permite ao empresário ter uma visão gerencial dos resultados. Muito embora esse processo não seja totalmente descolado do financeiro, ele também não está diretamente relacionado a ele.

O objetivo central da gestão de custos é identificar pontos de redução de custos, criando um processo de precificação mais adequado para os produtos e para apuração da rentabilidade. Ou seja, ela ajuda a entender como os custos da organização estão sendo consumidos pelos produtos.

Esse processo de gestão especializada oportuniza uma sistematização dos custos da empresa no qual, cada item de custo é relacionado com os outputs da empresa.

Com isso o empreendedor tem acesso a informações sobre a realidade econômica e financeira do seu negócio, criando a oportunidade de aumentar suas margens de lucro, qualificar o processo de tomada de decisões, identificando oportunidades e riscos para o negócio, bem como trazendo mais segurança para o desempenho da organização.

Dessa forma, os objetivos da gestão de custos consistem em identificar oportunidades de redução de custos, melhor a precificação de produtos, otimizar a apuração da rentabilidade e da compreensão global de como os custos da empresa estão relacionados com os produtos/serviços oferecidos ao mercado.

Objetivos da gestão de custos

O principal objetivo da gestão de custos é trazer ao empresário informações estratégicas sobre o seu negócio.

Além de agregar qualidade e eficiência às rotinas, a prática de uma boa gestão de custos representa segurança para o processo de tomada de decisões e qualificação das informações econômicas e financeiras.

Conceitos básicos da gestão de custos

Para começar a compreender a gestão de custos primeiro é necessário ter acesso a informações sobre os conceitos básicos envolvendo o tema.

Os termos específicos utilizados na gestão de custos, têm a função de definir pontos, ações e conceitos importantes no processo de gerenciamento.

A partir do momento que o empresário conhece e entende a sua aplicação, fica muito mais fácil abordar a gestão de forma eficiente e estratégica dentro do negócio. Confira!

Gasto

Refere-se ao valor dos bens e/ou serviços utilizados pela empresa.

Custo

Valor dos bens e/ou serviços consumidos eficientemente na produção de produtos e/ou serviços. É aquilo que deveria ter sido gasto.

Perda

Valor dos bens e/ou serviços consumidos de forma anormal. Isso pode ser devido à ociosidade (recursos não utilizados) ou à ineficiência (recursos mal utilizados). Dessa forma:

PERDA = GASTO – CUSTO

Custo Fixo

É aquele que independe do volume produzido, como depreciações e custos com aluguéis.

Custo Variável

É o custo que varia em função da quantidade produzida.

Custo Misto

É o custo que tem uma parte variável e uma parte fixa. Também são conhecidos como custos semi-fixos ou semi-variáveis.

Custo Direto

São os custos passíveis de alocação de forma direta e objetiva. Os custos diretos se relacionam imediatamente com a produção.

Custo Indireto

São os custos que não se podem apropriar diretamente aos produtos, mas que por meio de um bom sistema de custeio podem ser relacionados a esses

Custos de Transformação ou Custos de Conversão

São os custos necessários para transformar a matéria prima em produto. Eles compreendem custos com a mão de obra e os custos indiretos com a fabricação. Nesse sentido:

CUSTO DE TRANSFORMAÇÃO = MÃO DE OBRA DIRETA + CUSTOS INDIRETOS DE FABRICAÇÃO

É importante destacar que, segundo a legislação fiscal em vigor, os custos são tidos como gastos ligados à produção dos produtos, já nas despesas são considerados os gastos não ligados à produção. No entanto, para fins gerenciais, todos são tratados como custos.

Conheça os Sistemas de Custeio

Agora que você já tem acesso aos principais conceitos e terminologias da gestão de custos, fica mais fácil compreender os Sistemas de Custeio.

Mas, para compreender um pouco mais a fundo o seu significado é preciso entender o que são os princípios e métodos. Os princípios tratam da forma pelo qual a informações é trabalhada, enquanto os métodos se referem à operacionalização desta informação.

Nesse sentido:

SISTEMAS DE CUSTEIO = PRINCÍPIOS + MÉTODOS

Ou seja, os Sistemas de Custeio representam a aplicação prática dos princípios e métodos, utilizados para a apuração de custos de um produto. Auxiliam a gestão e a contabilidade de custos na geração de informações que darão o suporte necessário para o processo de tomada de decisões.

Princípios de Custeio

O custeio está baseado, fundamentalmente, em três princípios: a absorção total, variável e ideal.

O custeio por absorção total considera que todos os custos fixos e variáveis precisam ser repassados aos produtos, até mesmo as perdas. Ou seja, esse princípio atua no sentido de que todas as ineficiências do sistema devem ser transmitidas ao custo.

Já o custeio variável, parte da ideia de que os custos fixos não podem ser inseridos nos custos dos produtos, uma vez que só os custos variáveis incidem na transformação do produto. Nesse princípio, os custos fixos são considerados despesas do período.

custeio por absorção ideal, por sua vez, parte do princípio que todos os custos (fixos e variáveis) devem ser alocados nos produtos, com exceção daqueles vinculados às perdas. Assim, pressupõe-se que o custo do produto não tem relação com o volume produzido, razão pela qual, não implica sobre ele a responsabilidade pelas perdas.

Dessa forma, os custos que não são contemplados no custeio de absorção ideal, são calculados em forma de perda (ociosidade, retrabalho, ineficiência, etc).

Métodos de Custeio

Quando se fala em métodos de custeio é preciso conhecer alguns dos principais conceitos, conheça-os a seguir.

Custo Padrão

É um método de custeio que tem o objetivo de estabelecer medidas de comparação (padrões), buscando alcançar a eficiência na utilização dos recursos.

Ele é largamente utilizado para realizar o controle e acompanhamento da matéria-prima, o que confere a ele uma característica com viés mais gerencial. É adequado para o custeio dos itens variáveis.

Centro de Custos

O centro de custos é uma metodologia que está centrada na ideia de departamentalização de uma empresa. Na prática, a empresa é dividida em setores homogêneos, denominados de centros de custos.

O método considera esses setores como a menor unidade de acumulação. Isso representa uma facilitação na distribuição dos gastos realizados dentro da organização. Com isso, cada uma das despesas é enquadrada em algum centro de custos.

Esse método é utilizado porque é de fácil aplicação, no entanto considera que tudo que é feito em um centro de custo utiliza seus recursos de forma homogênea. Vale destacar que a expressão ‘gasto’ foi mencionada com o objetivo de enfatizar que normalmente o método utiliza o princípio do custeio total que rateia todos os bens ou serviços. Isso faz com que a totalidade das despesas seja alocada aos produtos.

Custeio Baseado em Atividades

Também conhecido como custeio ABC, é um método por meio do qual o custeio está baseado nas atividades que uma empresa realiza.

A aplicação do custeio ABC traz a empresa a oportunidade de avaliar a eficiência das atividades indiretas, ajudando a entender os custos indiretos, levando em consideração métricas para a sua alocação.

O objetivo gerencial é de melhorar os processos por meio do mapeamento das atividades a serem custeadas, identificando, por meio de um processo técnico específico, qual a melhor forma de alocar os custos de cada atividade aos produtos.

Custeio de Atividade Baseado em Tempo

Custeio de Atividade Baseado em Tempo (TDABC), é um método que atribui os custos de produção diretamente aos produtos fabricados de forma simplificada, utilizando apenas o total de recursos fornecidos e o tempo dedicado para a realização do trabalho.

No TDABC o tempo é a base de direcionamento para alocação dos custos aos produtos executadas na empresa.

Dessa maneira, quando existe uma possibilidade de mensuração de tempo, o custo pode ser alocado com base na proporção de tempo medido em cada atividade. E é justamente isso que o método TDABC faz, utilizando o indicador de tempo como padrão para a distribuição de despesas.

Unidade de Esforço de Produção

Unidade de Esforço de Produção, é um método que foi criado com o objetivo de mensurar e alocar com mais eficiência os custos de transformação dos produtos. A ideia central desse método leva em consideração que o esforço dedicado para a produção dos bens é o principal produto da empresa. Esse método pode ser dividido em cinco etapas básicas:

  1. divisão da empresas em postos de operação;
  2. determinação do foto-índice (custos horários dos postos operativos) de cada posto;
  3. determinação do produto base, que servirá para amortecer as variações dos potenciais produtivos;
  4. cálculo dos potenciais produtos;
  5. determinação dos valores, em Unidade de Esforço de Produção, dos produtos.

Requisitos para um bom sistema de custeio

Como você pode ver, existem diversas formas de implementar um sistemas de custeio, cada um com suas características e peculiaridades. A grande dúvida dos empresários está em identificar qual é a melhor opção para as suas organizações.

Os dois requisitos principais para integrar esta metodologia no seu negócio são: a obtenção de dados sobre o negócio e o apoio de profissionais especializados. Com relação ao primeiro, é importante ter em mente quais são os dados gerados pela própria empresa que vão permitir ter acesso a informações pertinentes e necessárias para a aplicação de um sistema de custeio.

Já o apoio de profissionais especializados, com conhecimento técnico a respeito da aplicação das metodologias dentro do contexto organizacional, vai trazer mais segurança e eficácia nos resultados obtidos com a gestão de custos.

Um bom sistema de custos vai permitir ao gestor compreender os seus processos operacionais e de apoio, estabelecendo uma relação entre atividades e processos. Também vai contribuir para a formação de uma base de dados, para a padronização dos processos, formalização de demandas e identificação de redundâncias.

Saiba se você tem um sistema de custeio efetivo

Ao questionar um gestor sobre o sistema de custeio em sua empresa, é muito comum receber a resposta de que ele utiliza essa ferramenta de gestão na sua organização.

Entretanto, na grande maioria dos casos, o que a empresa tem é um controle de entradas e saídas do caixa, o controle do faturamento por cliente ou produto ou ainda uma contabilidade e gestão tributária adequadas. Entretanto, isso não é um sistema de custeio, mas sim um simples controle de informações sobre o negócio.

Quando se fala em controle de entradas e saídas do caixa, por exemplo, uma empresa que realiza essa administração, simplesmente registrando as informações sobre a movimentação financeira e verificando as condições para pagamento, não está fazendo uma gestão custos e, sim, um controle de caixa.

Isso porque, por meio desse processo, ela não consegue identificar se as vendas estão gerando resultado, ou ainda reconhecer possíveis ineficiências e os impactos gerados nos custos dos produtos. Para conseguir isso, é preciso realizar uma gestão de custos.

Outro aspecto que merece destaque quando se fala em sistema de custeio é a questão da depreciação. Muitas empresas utilizam dados contábeis sobre a depreciação para a obtenção de benefícios fiscais.

Entretanto, essas informações podem ter uma aplicação muito mais ampla. Sob o ponto de vista da gestão de custos, a utilização de um sistema de custeio gerencial permite considerar o valor gerencial do ativo para a precificação e custeio gerencial do processo.

A utilização de um sistema gerencial de custos permite que a empresa identifique se as decisões que estão sendo tomadas estão causando prejuízos para o desempenho do negócio.

Enquanto os sistemas de contabilidade só mostram isso posteriormente, a gestão de custos é uma solução com um viés preventivo, que permite identificar questões problemáticas antes que elas se tornem um problema mais grave.

O empresário precisa ter ciência da importância de entender qual é o valor gasto e como é formado o custo do produto. Ele precisa saber de onde vem esse custo e como a mudança de uma variável poderá impactar no seu negócio.

Para calcular os impostos devidos, por exemplo, é preciso ter a informação sobre o faturamento por produto da empresa, o custo total do período, substituição tributária, ICMS, entre outros. Com isso percebe-se o quão importante é considerar o montante total de impostos recolhidos no momento de precificação de uma mercadoria.

Como o preço de um produto costuma ser definido pelo mercado, é preciso que a empresa reduza os seus custos para que a margem de contribuição cubra o valor do tributo.

Conhecer informações sobre receita e custos do período é imprescindível. Entretanto, sem segmentar os custos por processos, produtos e clientes, o gestor não tem embasamento suficiente para compreender como é possível reduzir custos e em que é viável ampliar os investimentos.

O sistema de custeio fornece informações técnicas importantes para a tomada de decisões. Acessar informações como essas é extremamente importante para garantir a eficiência do negócio e manter um desempenho mais eficaz nos processos.

Elas ajudam a formular melhor as perguntas que envolvem o gerenciamento do negócio, trazendo consigo as respostas para essas perguntas. Por exemplo, qual o volume de vendas deveria ter um novo produto que custe “x”? O sistema de custeio ajuda você a responder esse tipo de questão.

Gestão Estratégica de Custos: um plano de ação

Como já foi dito, a realização de uma gestão estratégica de custos é um requisito básico para atingir bons resultados no crescimento da organização, garantindo a saúde financeira organizacional e a qualificação do processo de tomada de decisões.

Nesse contexto, algumas etapas precisam ser consideradas a fim de realizar uma boa gestão dos custos. Confira a seguir quais são esses processos e metodologias.

Análise de Custo-Volume-Lucro (CVL)

A Análise de Custo-Volume-Lucro é um estudo financeiro que demonstra a taxa de lucratividade do produto sob a perspectiva da produção.Com ela, se avalia a lucratividade do produto com base no volume produzido e nos custos totais necessários para alcançar um determinado lucro.

A análise da CVL pode ser feita com a informação de custos, com ela é possível identificar o volume necessário para zerar o resultado.

Precificação e competitividade

A gestão de custos também impacta diretamente nos fatores de precificação e competitividade com o mercado.

Em uma realidade em que o mercado é quem dita as regras para determinação de preços dos produtos, o empresário que compreende de forma clara a estrutura dos seus custos, tem condições de projetar a otimização dos processos, investindo em melhorias que permitam alcançar o lucro desejado.

Redução de custos

Reduzir custos pode não ser uma tarefa tão simples, principalmente em pequenas e médias empresas. Estruturar a operação e conseguir uma boa lucratividade exigem organização, além da aplicação de uma gestão especializada.

O crescimento do negócio está diretamente relacionado com a solidez do faturamento e o controle das despesas. Com isso, é preciso garantir que o investimento inicial seja adequado, permitindo um retorno interessante para o negócio.

Para uma redução de custos eficiente, somado ao processo de gestão de custos, é preciso considerar a necessidade de conhecer o negócio e suas particularidades, compreendendo e analisando os processos, conhecendo os detalhes de cada despesa, realizando uma excelente gestão de estoque, bem como conhecendo e reavaliando os contratos.

Além disso, o apoio de especialistas é um diferencial que pode garantir melhores resultados para a empresa, já que a atuação qualificada permite otimizar os processos e garantir melhor desempenho

Colocando a gestão de custos em prática

O primeiro passo da boa gestão de custos é a coleta de informações sobre metodologias e procedimentos, esse guia já traz as principais terminologias necessárias para embasar a aplicação desse modelo de gerenciamento do seu negócio.

Em seguida é preciso conhecer a fundo a realidade da sua empresa, todas as particularidades do negócio, do produto/serviço e do mercado precisam ser considerados.

Por fim, o passo seguinte é a definição da ferramenta que será utilizada para tornar possível a realização desta gestão.

Entretanto, é preciso ter em mente que o apoio de uma consultoria especializada é imprescindível, pois ela trará a experiência e o embasamento técnico de profissionais qualificados e que poderão adaptar o uso de todos esses conhecimentos à realidade do seu negócio.

Ferramentas para gestão de custos

Entre as ferramentas disponíveis no mercado, podemos citar o uso de softwares e de planilhas de gerenciamento elaboradas por especialistas.

As planilhas costumam ser muito utilizadas por pequenos e médios empresários. Nelas, é possível registrar todas as informações para controle e análise da situação financeira do negócio em tempo real.

Uma planilha bem elaborada, focada na gestão financeira e de custos, deve envolver não só a gestão do fluxo de caixa, mas também demonstrativos de resultados e análise de desempenho.

Uma dica extra que pode contribuir na aplicação desta ferramenta é o uso de categorias específicas de custos, que permitem identificar quais são os custos que merecem maior atenção.

É preciso ter em mente que é importante uma análise de qual ferramenta melhor se adapta as particularidades do negócio. Cada caso deve ser avaliado individualmente, a fim de garantir mais eficiência e qualidade nos resultados.

Para ter um bom parâmetro, por exemplo, é preciso estabelecer cronogramas e controles específicos de gastos. Nesse sentido, o apoio de profissionais especializados em assessoria empresarial é um diferencial que pode contribuir para a eficiência e a adequação da ferramenta de acordo com as características de cada empresa.

Pequenas e médias empresas: a importância da gestão de custos

Alguns empresários acreditam que a gestão de custos e o aperfeiçoamento da gestão financeira são cuidados que devem ser tomados por empresas de grande porte. Entretanto, esse pensamento é equivocado, já que a gestão de custos beneficia qualquer empresa, independentemente da atividade ou tamanho.

Uma gestão de custos em PMEs garante o aperfeiçoamento das atividades, permite ao gestor ter mais controle sobre a realidade financeira da empresa, oportuniza a possibilidade de aumentar as margens de lucro e qualifica o processo de tomada de decisões.

Mas se você é empresário em uma PME e atualmente fatura mais do que gasta, por que precisaria ter um sistema de custeio no seu negócio?

A resposta é simples, a análise permitiria a você visualizar mais possibilidades para fazer mais com os mesmos recursos, ou seja, gerar resultados ainda mais expressivos com a estrutura de custos atual do seu negócio. O inverso também poderia acontecer: produzir os mesmos produtos com custos mais baixos.

Além disso, a gestão de custos é um processo que agrega por meio do aperfeiçoamento das informações, uma vez que permite ao empresário a identificação de oportunidades de investimentos e de possíveis riscos atrelados ao negócio, trazendo segurança e eficiência para todos os setores da empresa.

Fazer uma boa gestão de custos é uma estratégia que pode e deve ser adotada pelas empresas, independente do seu porte ou ramo de atuação, já que ela oportuniza o crescimento sustentável e a melhora no desempenho financeiro da organização.

Você quer fazer uma boa gestão de custos na sua empresa? Então descubra como uma consultoria especializada pode ajudar no aperfeiçoamento da gestão do seu negócio.

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