Muitas vezes, pequenos e médios empresários constituem seus negócios sem dar a devida atenção a diversas questões que são muito importantes para a sustentação e crescimento do empreendimento. Uma delas é o planejamento financeiro empresarial, projetado para antever e analisar cenários dos resultados futuros e assim conseguir determinar quais as melhores formas de utilizar os recursos de capital.
Planejar pode ser a diferença entre sucesso e fracasso, uma vez que permite ao empreendedor ter mais segurança na tomada de decisão, minimizando a possibilidade de fazer investimentos ou de assumir gastos operacionais com os quais não conseguirá arcar.
Em face da relevância do tema, preparamos este artigo para que você possa conhecer melhor a respeito do planejamento financeiro empresarial e saber quais são as medidas que deve tomar para implementar essa iniciativa. Continue sua leitura!
O que é o planejamento financeiro empresarial?
Chamamos de planejamento financeiro o processo de estimar os recursos necessários para gerir o dia a dia de um negócio e para alavancar o crescimento das operações de modo a se destacar frente a concorrência. São atividades voltadas a determinar e enquadrar as políticas financeiras em relação à aquisição, investimento e administração do fluxo de dinheiro em uma empresa.
A partir desse plano é possível avaliar se a organização terá condições de atingir seus objetivos estratégicos. Normalmente, o processo deve ser realizado após a definição da visão e das metas terem sido estabelecidas. Então, se descreve cada uma das atividades, insumos, equipamentos e materiais necessários para atingir o que se espera dentro de um cronograma.
Esse planejamento serve para estipular os requisitos de capital, que dependem de fatores como custo com aquisição e manutenção de ativos correntes e imobilizados, gastos com materiais, despesas com promoções, marketing e outros, de modo a conseguir fazer as projeções de futuro.
É utilizado também para determinar a estrutura de capital, dando as diretrizes de tomada de decisão quanto à proporção e o tipo de fundos que serão empregados no negócio. Isso inclui decisões sobre o índice de endividamento, tanto a curto quanto a longo prazo. Nesta mesma linha, serve para a definição das políticas de controle de caixa, empréstimos e financiamentos.
O empreendedor ou gerente responsável deve se valer do planejamento financeiro empresarial para garantir que os recursos financeiros que são, por definição, escassos, sejam aplicados do melhor modo possível, a fim de obter o máximo de retorno possível. Ao realizar esse processo de maneira bem feita, tem-se menor incerteza em determinadas decisões como as seguintes:
- A empresa precisa de dinheiro para antecipar a compra de um lote de matérias-primas. É melhor investir dinheiro dos sócios-proprietários ou buscar alternativas em bancos?
- Um novo concorrente entra no mercado e isso força a buscar alternativas para aumentar as vendas. Há dinheiro disponível em caixa para uma campanha publicitária agressiva ou deve-se buscar uma opção menos dispendiosa?
- Em um cenário de incertezas, é melhor manter uma eventual sobre de caixa em aplicações financeiras ou há possibilidades de análise de investimentos em expansão cuja expectativa de retorno seja mais vantajosa?
Como criar um planejamento financeiro para PMEs?
Primeiramente, é importante ressaltar que quanto antes você começar, melhor. De preferência, os estudos financeiros devem ser priorizados desde a elaboração do plano de negócios. Porém, evidentemente, você pode começar de onde está, pois ainda assim será possível colher os benefícios do processo.
É bastante comum ver pequenas e médias empresas (PMEs), independentemente do modelo de negócios adotado, que não fazem nenhum tipo de apuração financeira com propósito gerencial, não tem sistemas ou adotam soluções, como planilhas, sem qualquer grau de integração e com diversos erros. Quando muito, contam com o suporte de um contador apenas para cumprir as obrigações fiscais.
Então, o primeiro passo é mapear qual é a sua situação em relação a essa questão. Caso haja algum software ou base de dados minimamente organizada, o trabalho pode ser facilitado. Se não houver, é necessário um tempo para montar essa estrutura. É preciso conseguir visualizar o Balanço Patrimonial, o Demonstrativo do Resultado do Exercício e o Demonstrativo de Fluxo de Caixa.
Esses relatórios dependem de itens mais específicos como a estrutura de custos de produção, aquisição e/ou de prestação de serviços, impostos incidentes, despesas administrativas e outras como parcelas de financiamentos.
Quanto maior a acurácia no levantamento dessas informações, melhor será a capacidade de se fazer um planejamento financeiro bem feito. Pode ser que precise ser feito um diagnóstico financeiro mais complexo para viabilizar o conhecimento desses números.
É fundamental conhecer a realidade esperada para a empresa e fazer as projeções ao longo do tempo, considerando as entradas e saídas de dinheiro. Construir análises baseadas na capacidade de produção versus expectativas de vendas. Identificar os preços de comercialização no que você vende no mercado em que atua. Entender a elevação dos custos na medida em que mais clientes compram de sua empresa. Quais gastos são fixos e quais são variáveis? Qual a margem dos produtos e serviços?
De posse desses números, é possível confrontá-los com os objetivos que você possui para seu negócio. Quanto pretende vender no primeiro ano? É uma meta factível? Se alcançada, você terá condições de entregar mantendo a qualidade, dentro dos custos esperados? São informações imprescindíveis para que o negócio esteja baseado em perspectivas sólidas e não apenas em “viver um dia após o outro”.
Dados do SEBRAE indicam que 25% das empresas no Brasil fecham com menos de dois anos de funcionamento. A incapacidade gerencial é, sem dúvidas, uma das principais razões. Ao negligenciar o processo de construção do planejamento financeiro, as chances de fracasso certamente aumentam.
Uma boa alternativa, nesse contexto, é contar com o apoio de consultorias especializadas, que tem o know-how para suportar todas essas etapas do planejamento, incluindo a questão dos meios para levantamento e gestão de dados financeiros.
Qual a importância do controle financeiro?
Nenhum planejamento financeiro empresarial será efetivo se existir apenas no papel. É preciso executar as ações propostas e controlar os gastos da forma mais criteriosa possível. De nada adianta estabelecer objetivos, políticas, procedimentos, programas e orçamentos se, na prática, tudo acontece de outro modo.
Quando se tem controle, o planejamento fornece meios que ajudam a garantir um equilíbrio razoável entre a saída e a entrada de dinheiro, mantendo o empreendimento sustentável. Só assim é possível saber se eventuais aportes para investimentos no crescimento e na expansão do negócio são viáveis e orientados a fazer com que a empresa siga nos rumos de interesse de seus proprietários.
Sem o controle financeiro, haverá grandes dificuldades para reduzir as incertezas com relação às mudanças nas tendências do mercado. Pode-se, por exemplo, ter necessidades constantes de capital de giro justamente pela incapacidade de se reter fundos que poderiam suprir essa questão.
Uma vez que o processo de planejamento financeiro estiver rodando, é interessante observar a importância de trabalhar com metas, não apenas de longo prazo e do negócio como um todo, mas também aquelas que podem ser estabelecidas para cada área da empresa a partir de um desdobramento.
Estabeleça os indicadores de desempenho
Uma etapa bastante relevante para se colocar um planejamento financeiro em prática, é o adotar indicadores de performance que permitem fazer a avaliação do sucesso ou não das ações propostas. Desde indicadores gerais como faturamento mensal ou custo dos produtos vendidos, até outros mais específicos e que podem ser interessantes em determinado momento como:
- índice de endividamento;
- prazo médio de recebimento, de pagamento e de estoque;
- custo de aquisição de clientes;
- retorno sobre o investimento de campanhas de marketing;
- componentes de gastos fixos x gastos variáveis;
- margem de contribuição, operacional e de lucro por produto e/ou segmento.
Para estabelecer parâmetros para tais indicadores é preciso observar a série histórica ao longo do tempo ou buscar referências de mercado, o chamado benchmarking. Você pode também colocar metas a partir das definições do planejamento, buscando atingir os índices que são condizentes com as projeções que você determinou.
Verifique os resultados
Com metas definidas, no dia a dia é necessário fazer a checagem dos resultados. A princípio deve-se avaliar se foram atingidos. Caso não tenham sido, utilizar as metodologias de resolução de problemas no sentido de pensar o que precisa ser feito para corrigir a rota.
Mas também é uma boa prática avaliar o contexto geral quando as metas estão sendo atingidas. Pode ser que, mesmo com bons resultados nas áreas, o negócio como um todo não esteja atingindo seus objetivos estratégicos. Nesse caso, pode ter havido falha no processo de planejamento.
Reveja o planejamento quando necessário
Quando isso acontece, fica clara a necessidade de reestruturar os planos que foram realizados. Normalmente, as ações estabelecidas não foram suficientes para garantir que a empresa alcançasse o patamar desejado. Então é preciso mudar, já que não adianta esperar resultados diferentes fazendo as mesmas coisas.
Porém, o planejamento também precisa ser revisitado em outras situações. Principalmente em que há situações externas que podem mudar o cenário. Novos entrantes no mercado, mudanças na legislação tributária, oscilações do dólar que afetam os custos de matérias-primas. Todos esses fatos podem ser relevantes para que os planos financeiros sejam alterados ou até mesmo refeitos. A utilização da análise SWOT pode ajudar muito nesse processo.
Quais os benefícios do planejamento financeiro?
Mesmo que você consiga estabelecer uma forma de monitorar as receitas e as despesas no dia a dia, sem fazer o planejamento das finanças de sua empresa, podem ocorrer pagamentos desnecessários de juros, falta de capital durante períodos críticos e eventuais problemas legais. Usando algumas técnicas básicas de orçamento, previsão e rastreamento, você pode maximizar seu potencial de lucro.
Acurácia sobre o custo
Um dos benefícios mais importantes do planejamento financeiro é a capacidade de apurar os custos. A criação de orçamentos anuais permite que você veja os grandes gastos e se prepare para eles, eventualmente adotando medidas para sua redução, mantendo o negócio no caminho certo para atingir os objetivos.
Isso por si só não necessariamente resolve seus problemas, mas ajuda. É interessante manter um rígido controle periódico, acompanhando os dispêndios e analisando se estão em linha com o que foi projetado quando o plano foi elaborado.
Gestão do fluxo de caixa
Só porque as vendas estão bem, não significa que você terá dinheiro em mãos quando precisar. O planejamento financeiro inclui o gerenciamento do fluxo de caixa, identificando antecipadamente suas necessidades de caixa a cada mês, independentemente de suas receitas. Por exemplo, você pode estar vendendo bem, mas os clientes estarem comprando a prazo.
Se você tem recebíveis baixos ou incobráveis durante períodos em que você tem contas altas, pode perder a capacidade de solicitar produtos e serviços junto aos fornecedores e comprometer o funcionamento. Além de criar um orçamento principal que mostre suas receitas e despesas mensais, crie um orçamento de fluxo de caixa que mostre entradas e saídas reais.
Melhoria do gerenciamento da dívida
Os juros sobre linhas de crédito, empréstimos e cartões de crédito são um custo oculto que muitos proprietários de pequenas e médias empresas não acompanham, pois estão agregados a um saldo e não exigem pagamento em dinheiro todos os meses.
Um plano financeiro deve abordar seus pagamentos dessas taxas mensalmente, colocando-os em seu orçamento para que você compreenda a respeito de seu desempenho financeiro real. Seu plano deve abordar a aceleração do pagamento da dívida, se possível, para reduzir sua despesa de juros, negociando ou trocando de credor.
Conformidade fiscal
O planejamento financeiro também inclui a estimativa de seus impostos e o ajuste de suas projeções à medida que suas vendas sobem e descem. Deixar de pagar impostos sobre a renda, a propriedade ou a folha de pagamento em dia pode resultar em sérios problemas, incluindo multas, penalidades e outras sanções contra a sua empresa.
Faça um orçamento e retenha caixa para esses pagamentos. Trabalhe com seu contador para determinar como configurar seus pagamentos de impostos e torná-los pontualmente.
Podemos dizer que quando se tem um plano, se trabalha com metas e se controla as finanças de um negócio, as escolhas podem ser feitas de forma embasada e científica. Pode se adotar metodologias que suportam a gestão e aumentam as taxas de sucesso.
O planejamento financeiro empresarial é um processo imprescindível para as PMEs. Sem dar atenção a essas atividades, o empreendedor navega no escuro, sem ter qualquer noção real dos caminhos que está seguindo. Toma decisões ao acaso, com base apenas em intuição ou em opiniões.
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