Sugestões para implementação de um Sistema Gerencial de Custos
A competitividade entre as empresas evidencia a necessidade de controle dos custos, a fim de determinar produtos e serviços mais lucrativos assim como auxiliar no processo de precificação, no processo de tomada de decisão e em processos de redução de custos.
Ao mesmo tempo que a mensuração dos custos se mostra necessária, muitas empresas não adotam esta ferramenta. Pequenas e médias empresas (PMEs) justificam dizendo que não possuem os dados necessários e pessoal capacitado para modelar e utilizar estas informações, enquanto grandes empresas dizem que existem problemas de bases de dados que inviabilizam a estratificação necessária das informações, falando ainda sobre a dificuldade em aculturar os colaboradores na importância do uso destas informações.
Portanto, se minha empresa:
- Não tem todas as informações necessárias para desenvolvimento de um sistema de custeio detalhado;
- Não tem pessoal capacitado para modelar e utilizar as informações oriundas destes sistemas;
- Não tem a cultura de utilização de um sistema de custeio;
Devo desistir de modelar e usar esta ferramenta fundamental para o auxílio da tomada de decisão?
A resposta é NÃO!
Modelagens de custos eficientes e com alta taxa de sucesso carregam uma característica em comum, são evolutivas, respeitando as características e limitações do momento de cada empresa, auxiliando no processo de aculturamento ao longo da sua utilização, contribuindo para a evolução constante do modelo.
Quer saber mais sobre modelagens evolutivas e como este processo pode auxiliar a sua empresa no desenvolvimento de sistemas gerenciais de custeio? Neste artigo vamos tratar sobre este assunto fundamental para a gestão de qualquer organização.
Modelo Evolutivo de Sistemas Gerenciais de Custos
A implementação de um Sistema Gerencial de Custeio é um processo de transformação para as empresas, uma nova visão que traz informações valiosas para a gestão de qualquer organização. Porém, como qualquer transformação, trata-se de um processo de mudança organizacional, o que pode ocasionar em resistência por parte dos funcionários, devendo ser um processo gradual e evolutivo. A seguir vamos falar sobre alguns fatores que levam as empresas a não adotarem esta ferramenta, e como a modelagem evolutiva pode auxiliá-las na criação de uma cultura de uso destas informações econômicas.
Estágios de um Sistema de Custos
Antes de entrar nos fatores que levam as empresas a não iniciarem a implementação de um sistema gerencial de custeio, vale ressaltar os estágios de um sistema de custos. Muitas empresas adotam um sistema de custo contábil e consideram esta ferramenta definitiva para análises gerenciais, o que pode ser um erro crucial para a gestão organizacional. Ainda, algumas empresas possuem relatórios financeiros resumidos, que informam o quanto faturou, quanto gastou, além de indicadores contábeis.
Sim, estas informações são relevantes, mas insuficientes para a tomada de decisão estratégica. Quando esta barreira é ultrapassada nas empresas, podemos visualizar um sistema de custeio especializado, com enfoque na geração de informações operacionais e econômicas para auxiliar a tomada de decisão e, por fim, sistemas gerenciais de custeio integrados, que se auto alimentam e geram os relatórios automaticamente, periodicamente.
Você acha que sua empresa já possui um sistema de custeio ou não sabe a diferença entre sistemas de custos contábeis e gerenciais? Clique aqui e veja nossos artigos.
Qualidade dos Dados
Sem dúvida nenhuma a qualidade dos dados incorporados no modelo de custeio reflete a qualidade final da informação gerada. Por outro lado, o processo de melhoria destas bases de dados precisa ser iniciado em algum momento, e não há momento mais adequado do que durante a implementação de um sistema de custeio ou durante a utilização e giro desta ferramenta. Um dos grandes benefícios da modelagem e do uso de sistemas de custeio está justamente na necessidade inerente de melhoria das bases de dados, o que contribui para a empresa em diversos estágios.
Se sua empresa não possui todos os dados necessários ou se os dados existentes não são 100% fidedignos, o ideal é iniciar a modelagem com um sistema de custeio mais simplificado e, ao longo da sua utilização, ir melhorando estas bases para ter cada vez mais informações confiáveis e assertivas.
Cultura de Mudança
Normalmente os funcionários são resistentes quanto as mudanças. Por outro lado, a utilização das informações operacionais e econômicas podem facilitar muito o trabalho, além de contribuir como um fator motivacional, uma vez que possibilita a criação de um ambiente mais inovador e dinâmico. Alguns fatores contribuem para esta resistência:
- Receio da mudança;
- Receio de cortes de despesas, principalmente corte de pessoal;
- Falta de envolvimento da alta direção e dos próprios funcionários;
- Falta de um plano de divulgação e comunicação.
A definição e divulgação dos reais objetivos do sistema gerencial de custeio, assim como a participação e colaboração de todos os níveis da organização são fatores fundamentais para o sucesso desta implementação. Desta forma, a criação de um plano de divulgação e comunicação se torna vital para este sucesso.
Software Especializado
Muitas empresas deixam de adotar uma ferramenta gerencial de custeio por não ter a possibilidade ou o aporte financeiro necessário para a contratação de um software especializada no tema. Apesar de facilitar o processo de implementação, atualização e geração de relatórios, a utilização de uma modelagem em planilha eletrônica resolve boa parte dos problemas, gerando todas as informações necessárias para a tomada de decisão. Faça com que a modelagem desenvolvida agregue valor aos processos e, ao longo do uso, questione a viabilidade desta aquisição.
Priorização de Modelagem
Uma alternativa para modelagens complexas consiste na priorização de setores/processos operacionais, ou então setores/processos mais relevantes na estrutura de despesa da empresa. A definição de um plano de implementação que apresente as fases de modelagem costuma contribuir para um projeto mais efetivo, auxiliando também no aprendizado contínuo do modelo por parte das organizações, o que também facilita implementações futuras. Portanto, foque nos processos mais representativos e que possuam dados operacionais que auxiliaram no desenvolvimento futuro do modelo.
Conclusão
A implementação de um sistema de custeio é um processo de melhoria contínua, deve ser continuamente aprimorado e estratificado para responder as novas perguntas que poderão emergir ao longo do tempo. Mas a dica é muito simples, inicie o quanto antes este processo, dê o primeiro passo para a elaboração desta sistemática. Com o passar do tempo, melhore o modelo e transforme sua empresa em uma máquina de relatórios operacionais e econômicos. Depois é só colher os frutos da excelência na gestão!
Entendeu a importância de iniciar a modelagem de um sistema de custeio e como a modelagem evolutiva pode contribuir para o aculturamento e para a melhoria das bases de dados existentes? Em caso de dúvidas entre em contato com a Parametrus, acreditamos que toda empresa, independentemente do tamanho e das limitações atuais, pode e deve ter um sistema gerencial de custeio!
Rodrigo Rech Campagnolo
