Para as pequenas e médias empresas, estruturar sua operação para conseguir bons rendimentos e assegurar o crescimento do negócio é uma tarefa difícil. A fim de garantir os resultados e a lucratividade, manter um processo organizado, sempre buscando sua otimização, por meio de técnicas de redução de custos nas empresas, torna-se imprescindível.
Para que uma organização possa crescer, ela precisa que seu faturamento seja sólido e que suas despesas estejam controladas. Além disso, garantir que o investimento inicial realizado para o funcionamento do negócio tenha um retorno expressivo é fundamental.
No entanto, executar essa tarefa corretamente não é fácil. Manter as rédeas dos custos exige disciplina e muito conhecimento dos processos internos do negócio. Quer saber o que considerar para conseguir o feito e possibilitar solidez e expansão para sua empresa? Fique conosco, pois podemos ajudá-lo!
Como fazer a análise de custos na empresa?
Os custos são inerentes aos negócios, afinal, para lucrar, é preciso aplicar dinheiro nos recursos necessários. No entanto, quando a operação não é minuciosamente acompanhada, desperdícios e gastos além do necessário podem prejudicar o retorno financeiro.
Porém, como é possível observar o processo de maneira a localizar custos que possam ser cortados para aumentar o lucro? Isso é tão importante quanto entender custos que podem ser reduzidos e saber quais não podem.
Porém, qual a melhor forma de estruturar o processo para identificar os custos que precisam ser reduzidos para aumentar seu lucro? Tão importante quanto saber quais despesas podem ser cortadas é saber quais não podem!
1. Conheça seu Negócio
Parece óbvio, não? No entanto, o primeiro passo, sem dúvida, consiste em conhecer detalhadamente seu negócio, o mercado onde está inserido, os desejos dos clientes, seus produtos e como eles atendem as necessidades do público. Compreender essas variáveis amplifica a visão do empreendedor, facilitando a análise futura de otimização dos processos, uma vez que fica mais clara a real necessidade de determinados recursos.
2. Compreenda e analise os processos
O segundo passo para buscar a otimização dos custos é analisar os processos internos, mapeando as atividades. Embora seja árdua, a tarefa é necessária para compreender a agregação de valor dos processos e encontrar e solucionar os gargalos existentes.
Verifique todas as etapas e os recursos necessários para execução de cada uma delas. A partir daí, é possível se deparar com tarefas desnecessárias, desperdícios de tempo e possibilidades de melhoria. Assim, você desafoga a operação e permite que ela produza mais, com menos tempo e recursos, otimizando os resultados obtidos com os investimentos.
3. Compreenda e detalhe suas despesas
Entender como os recursos estão sendo consumidos é fundamental para visualizar potenciais focos de otimização. A compreensão do consumo dos recursos pelos produtos e serviços, por meio da visualização dos processos, confere uma ampla visão sobre o que está acontecendo na sua empresa.
Primeiramente, entenda seu plano de contas, já que ele será a base para o detalhamento das despesas. Após isso, defina grupos de contas e identifique cada despesa nesses grandes grupos. Essa etapa facilitará a análise. Depois, classifique cada grupo de contas em despesas fixas e despesas variáveis, o que trará uma visão mais exata das despesas que impactam diretamente na produção ou não.
Procure identificar os processos que mais consomem esses recursos, detalhando a representatividade de cada um deles. Além disso, procure avaliar produtos, serviços ou clientes que exigem mais ou menos esforços, pois essa informação pode ser fundamental para uma análise efetiva de agregação de valor.
4. Melhore a gestão de estoque
O estoque deve ser pensado e gerido com cautela, pois, quando feito de maneira displicente, pode causar grandes danos financeiros. A má administração desse recurso afeta diretamente o capital de giro da empresa.
Um planejamento efetivo evita compras exacerbadas, que congelam os recursos da empresa, gerando o risco de perdas desnecessárias. Além disso, diminui as chances de não lucrar por não ter matéria-prima para produzir uma demanda um pouco maior.
Assim, faça uma compra estratégica dos itens. Ademais, organize os produtos, administre os fornecedores e busque constantemente novos preços. Controlando todas essas etapas com afinco, não será gasto dinheiro a mais e nem será retido fluxo financeiro da organização em produtos ou materiais parados.
5. Reavalie contratos relevantes
Um problema comum que aumenta as despesas são os contratos que deixam de ser vantajosos conforme o tempo. Por exemplo, planos de telefonia e Internet tendem a aumentar de preço ao longo dos anos.
Desse modo, ao deixar de controlar quanto se está pagando por esses serviços e o impacto desses custos nos processos, corremos o risco de perder o controle dessas despesas. Por isso, faz-se necessário avaliar e negociar esses itens, para tomar medidas cabíveis, caso o valor esteja fora de controle.
A partir dessa análise de representatividade dos principais contratos, deve-se atuar na atenuação dessas despesas. Tomando como exemplo os contratos de telefonia, entre em contato com as operadoras, a fim de acompanhar o que está sendo cobrado. Também é útil consultar outras prestadoras, para ter noção quanto ao preço de mercado. A partir daí, renegocie o contrato, para obter um valor justo e vantajoso para o financeiro da organização.
Converse com um consultor especializado
Muitas vezes, avaliar o que realmente agrega ou não agrega valor à operação é uma tarefa difícil. Diversos gestores enfrentam dificuldades e sentem-se inseguros para classificar e definir o que será cortado do orçamento da empresa.
Porém, existem ótimas alternativas para realizar essa tarefa com eficiência, gerando efeitos positivos no negócio. Uma delas é contar com os conselhos de uma consultoria especializada e preparada para identificar quais os principais ofensores do seu custo.
O especialista será de grande ajuda para sua gestão. O olhar treinado para identificar os erros e a experiência que leva a aplicar boas soluções são fundamentais nessa tarefa. O profissional promoverá as respostas corretas para tomar medidas de redução de custos.
A redução de custos nas empresas é essencial para as organizações que desejam crescer e aumentar a sua rentabilidade. Repensar os processos a fim de localizar os gargalos, diminuir os gastos indevidos e aumentar o retorno dos investimentos realizados com infraestrutura e recursos manterá a sua PME forte no mercado. Assim, o crescimento dos negócios se torna unicamente uma questão de tempo!
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