Um negócio competitivo no mercado busca melhorar seus processos e obter um retorno maior com menos recursos. A chave para conseguir esse feito é propor medidas para gerar o aumento da produtividade na empresa. Assim, a eficiência é aumentada, o impacto do gargalo é reduzido e o empreendimento aproveita ao máximo sua capacidade.
Quer saber o que pode ser feito para aprimorar o fluxo de trabalho de sua empresa e alavancar a eficiência? Continue conosco, vamos lhe explicar como é possível melhorar a produtividade na sua organização!
O que é o fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho diz respeito à sequência de atividades realizadas para produzir/ofertar um produto ou serviço. Ou seja, é o caminho percorrido através das operações das empresas.
Ele determina regras, protocolos, automação, normas e procedimentos de execução a fim de padronizar o processo com menor perda de tempo e diminuição de erros. Assim, ele guia e estrutura o processo rumo a um resultado mais eficiente.
Seu entendimento se relaciona intimamente com o desempenho alcançado, pois, quanto mais o processo for controlado e entendido maior será o potencial de aumento da produtividade na empresa. Logo, defini-lo da maneira correta é essencial para um negócio com alto rendimento.
Como incentivar o aumento da produtividade na empresa?
O aumento da produtividade na empresa é o maior objetivo dos gestores que promovem o aprimoramento contínuo para chegar à utilização da capacidade máxima dos negócios. Porém, é preciso definir diversas estruturas internas, com o intuito de encontrar o caminho de ação mais eficiente. Veja a seguir quais questões considerar para aumentar a eficiência do seu negócio!
Monitore indicadores de desempenho
O primeiro passo para aumentar a produtividade na empresa é analisar como estão os indicadores de desempenho. Somente após saber a situação atual da sua empresa é que se pode planejar as ações a serem implementadas.
Inserindo alguns aspectos a serem monitorados constantemente, é possível identificar pontos importantes da organização. Por exemplo:
- taxa de ocupação dos processos;
- eficiência e eficácia dos processos;
- produtividade por colaborador;
- taxas de refugo, retrabalho e demais perdas.
Todas essas questões impactam na produtividade, direta ou indiretamente. Tendo estas informações, o gestor consegue um panorama mais acertado de como vai o fluxo de trabalho da empresa.
Controle o planejado x realizado
A melhor maneira de saber se o desempenho geral de suas equipes atende às expectativas da organização é avaliando se as metas estão sendo alcançadas e medindo a diferença entre o previsto e o realizado.
A partir daí, o gestor consegue visualizar, de forma mais precisa, quais objetivos a organização se propõe a atingir, quais as estratégias tem empregado com esse intuito e qual o grau de sucesso, de fato, tem conquistado.
Esse processo de aprendizado gera conhecimento interno e melhora a capacidade de realizar tais projeções. Na maioria das vezes, não é possível executar todas as atividades que foram estabelecidas em planejamento, afinal, imprevistos acontecem.
No entanto, é ideal que esses valores se mantenham em linha com as projeções e caso não sejam alcançados, buscar o entendimento dos motivos pelos quais não foram atingidos.
Verifique o retrabalho
Um dos maiores motivos da produção de uma tarefa demorar mais do que deveria é o retrabalho. Quando o funcionário precisa refazer uma operação para a qual já havia dedicado tempo, ele desperdiça recursos e reduz a capacidade da empresa.
Se o esforço dispendido para realizar novamente atividades já executadas for expressivo, provavelmente, há um problema a ser analisado.
Corrija os possíveis erros
O primeiro passo é descobrir quais são as causas dos erros. Elas podem ser falta de capacitação, problemas com a coordenação das atividades, falhas na comunicação interna, sequenciamento sub otimizado, etc.
Chegando à raiz do problema, você consegue corrigi-lo. Com isso, o tempo pode ser melhor aproveitado e o colaborador consegue produzir mais, em menos tempo e com maior qualidade.
Treine a equipe
Como brevemente citado acima, uma equipe que não entende bem o que está fazendo não consegue um desempenho satisfatório. O conhecimento é uma ferramenta indispensável para que o trabalho seja realizado de modo ágil e bem feito.
O papel dos gestores que desejam que a equipe domine o processo produtivo e execute as atividades com eficiência é capacitar seus funcionários para que isso seja, de fato, possível.
Assim, invista no treinamento de seus colaboradores. Tanto nas especificações de seu posto de trabalho (para que ele se aprimore), quanto nas diretrizes e protocolos da organização (para que o trabalho esteja sempre alinhado às expectativas da empresa).
Também é interessante capacitar os colaboradores em relação aos demais setores da empresa, pois, quando o funcionário sabe qual vai ser o andamento de uma atividade após entregar sua parte para o outro departamento, pode produzir de maneira mais alinhada e agilizar o trabalho dos demais colaboradores.
Automatize tarefas
Existem tarefas cansativas e trabalhosas que, graças a esse cunho, também são passíveis de muitos erros. Algumas etapas do financeiro e da gestão empresarial, por exemplo, podem demandar grande esforço para processar adequadamente todas as informações.
A boa notícia é que grande parte dessas tarefas pode ser melhorada com o uso da tecnologia. Os sistemas e softwares de gestão utilizam sequências lógicas e padrões para realizar esses trabalhos. Sendo assim, é possível conseguir análises muito melhores e com mais agilidade.
Assim, você não sobrecarrega sua equipe, que pode ser mobilizada para desempenhar funções que trazem mais resultados estratégicos para a organização. A produtividade, com certeza, é alavancada, já que os grandes consumidores de tempo e recursos vão ser administrados de uma maneira mais eficiente.
O aumento da produtividade na empresa é a melhor maneira de aproveitar seus recursos, otimizar os custos e obter melhores resultados. Aprimore continuamente seus processos, ferramentas e desenvolva as capacidades de seus colaboradores. Aliando esses fatores é possível atingir um desempenho mais satisfatório e lucrar mais.
Nosso texto ajudou você a pensar em estratégias para melhorar sua gestão? Quer estar sempre em contato com informações para implantar melhorias e otimizar seus negócios? Então, nos siga no LinkedIn e participe de uma comunidade focada em obter resultados cada vez mais significativos.
