Existem alguns negócios que conseguem algum êxito inicial em virtude de um bom produto, de um atendimento diferenciado ou mesmo de uma campanha de marketing que deu certo. Mas para ter sucesso no longo prazo, especialmente em cenários de grande concorrência e margens operacionais cada vez mais curtas, é preciso investir na qualidade gerencial.
Uma das ações mais referenciadas nesse sentido diz respeito a otimizar processos na empresa. Os benefícios de sua execução são relevantes e, por isso, o empreendedor deve dar atenção à questão.
No artigo de hoje você poderá entender melhor sobre os impactos dessa prática e conhecer também alguns dos problemas que ocorrem quando a empresa não realiza essa otimização. Siga a leitura!
Como a otimização de processos contribui com a empresa?
Há diferentes formas pelas quais uma empresa pode se beneficiar da otimização de processos. Esta é uma abordagem de gerenciamento que se esforça para redesenhar o modo como as atividades e tarefas são realizadas no dia a dia, desenvolvendo novos recursos para tornar uma organização tão eficaz quanto possível.
Ao otimizar processos, a empresa incentiva as pessoas a fazerem tudo o que efetivamente traz resultados, livrando-se das rotinas que não funcionam. Isso cria um ambiente de monitoramento, análise e ajustes contínuos que têm impacto direto na produtividade.
Depois que a otimização acontece, seu gerenciamento de processos se torna mais eficiente. Afinal, parte da ação é identificar, reestruturar ou deixar de usar sistemas e formas de fazer que tenham baixo desempenho, automatizar o máximo de tarefas possíveis e, com isso, reduzir o estresse e permitir que as pessoas sejam mais produtivas com seu tempo.
Desse modo, você pode melhorar a qualidade de todos os seus processos organizacionais, reduzindo assim o número de erros dispendiosos e obtendo um resultado amplamente melhorado. Implantando um conjunto bem projetado de soluções de gerenciamento você garante operações mais consistentes dia após dia, semana após semana.
Além disso, para que as melhorias sejam constantes, todos precisam ter as informações mais atualizadas e úteis para realizar seus trabalhos da melhor forma possível. Por isso é tão importante entender os processos nos níveis econômicos e operacionais. Só assim é possível buscar pelos indicadores de performance que reflitam a realidade do negócio de forma que as decisões sejam mais bem embasadas.
Quando você aumenta seu conhecimento e maturidade gerencial, a partir da análise dessas informações você pode otimizar prioritariamente aquilo que trará mais resultados, deixando de perder tempo com iniciativas de baixo impacto.
Pense, por exemplo, em certa operação que tem ociosidade de 10% e outra de 5%. Intuitivamente e sem mais informações, podemos dizer que otimizar a primeira é mais urgente. Mas se tivermos acesso a dados mais completos e vermos que o custo/hora do segundo é de 8 vezes maior que o do primeiro, nossa decisão pode ser diferente. Podemos também avaliar a influência desses processos nos subsequentes, as questões dos gargalos e de perdas associadas para tomar a decisão.
Quais os problemas de não se investir na otimização?
Como vimos, há muitas vantagens que podem ser observadas ao investir em otimizar processos na empresa. Por outro lado, também é importante ressaltar que, ao não dar atenção a essa prática, pode não ser possível manter o crescimento do negócio. Na medida em que o tempo passa, inúmeros problemas vão começar a surgir sem o investimento na otimização.
Ou seja, o quanto antes você se preocupar com a questão da melhoria desses processos, melhor. Dependendo da gravidade dos problemas, a situação pode até se tornar irreversível.
Impacto negativo nas finanças da empresa
Processos não otimizados implicam, quase que intrinsecamente, em desperdícios. E desperdícios, como sabemos, representam perdas de dinheiro que, muitas vezes, deixamos passar batido.
Pense em um negócio de margem operacional baixa, no qual é preciso comercializar um grande volume para que seja lucrativo. Qualquer ganho de 0,5% é significativo.
Quando a empresa não tem seus processos mapeados, funcionando da melhor forma possível e sendo monitorados pelos indicadores de desempenho corretos, você simplesmente pode nem saber o que está sendo prejudicial e acarretando a fuga de recursos financeiros. É fundamental parametrizar os processos para conseguir bons resultados.
Processos lentos e burocráticos
Quando um processo não está otimizado há perdas de tempo consideráveis, porque as pessoas e sistemas executam rotinas desnecessárias. Não há celeridade e isso gera inúmeros outros problemas.
Um exemplo é quando determinadas autorizações precisam ser dadas manualmente por alguém acima na hierarquia, sendo que a atividade poderia ter sequência tranquilamente sem que isso seja algo negativo.
É claro, há casos em que essas autorizações são realmente importantes, mas é preciso avaliar quais são essas situações para que seus processos não sejam excessivamente morosos e até inviabilizem o trabalho de algumas pessoas.
Alta taxa de turnover
Processos ineficientes geram insatisfação dos colaboradores. Quando uma pessoa tenta executar aquilo que se espera dela e os resultados não acontecem conforme planejado, há frustração e cobrança por parte dos superiores.
Isso sem dúvidas tem impactos diretos no turnover, já que os empregados tendem a procurar por oportunidades em outros negócios mais bem estruturados.
Pensando nas dificuldades que você pode encontrar ao tentar implantar essas iniciativas, é recomendável avaliar empresas de consultoria em gerenciamento de processos de negócios. Elas podem ajudar a garantir o processo de otimização mais bem-sucedido possível, alcançando suas expectativas com um baixo nível de risco.
Por terem expertise no desenvolvimento dessa ação, há um ganho significativo de tempo e também de nível de acerto. Elas podem criar ferramentas de suporte que aumentam a produtividade das equipes e tornam o trabalho mais facilitado.
A Parametrus é uma empresa consolidada no mercado que possuí um produto focado na gestão financeira e de custos de PMEs. Dessa forma, ela consegue auxiliar na gestão de fluxo de caixa, elaboração de demonstrativos de resultados e na análise de desempenho.
Ao implantarmos um sistema de custeio para o negócio, com foco em otimizar processos na empresa, podemos ser um parceiro importante para que você tenha a real noção sobre o quanto está perdendo eventualmente, possibilitando a identificação de causas e a definição de ações muito mais efetivas. Entre em contato conosco para saber mais sobre como podemos apoiar sua empresa!
